统计报告

                                   第12期

2001年5月17日

 

关于朝阳区统计局办公自动化系统

建设的设想

 

前言：

从20世纪80年代中期至今的短短10多年时间内，国内办公自动化应用系统已经经历了三个发展阶段，实现了两个革命性的飞跃。从80年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件（比如微软公司的OFFICE办公套件、LOTUS公司的SMARTSUIT办公套件）为主要标志，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。随着21世纪知识经济时代的来临，从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到了以知识管理为核心的第三代办公自动化系统，实现了办公自动化从个体化到网络化办公的第二次飞跃。

全国统计系统的网络建设和办公自动化水平也在不断提高。据新华社报道，中国将在近两年内建成一个与世界各国相连的电子化统计信息网，以期加强中国社会、经济运行的透明度及国际间数据交流和统计合作，并逐步开发面向全社会的统计信息服务项目。这项投资四亿元的统计信息工程目前进展顺利，已经建成了从国家统计局到省级统计局以及重点城市统计部门的三层网络，全国三十一个省、市、自治区的统计局都开辟了各自的国际互联网站，统计部门办公自动化程度大幅度提高。大力推进统计系统的办公自动化符合时代的潮流，是提高统计数据质量、提高工作效率的有效手段，是今后统计部门工作的发展方向。

一、办公自动化实现的基础和可能性

在我国即将加入WTO和世界经济一体化进程日益加快的形势下，提高我国政府系统的办公自动化水平已成为当前政府自身建设十分重要和紧迫的工作。

统计信息是社会、经济、科技信息的主要组成部分，是宏观管理、政策制定和决策的重要依据。全面实现统计信息处理和管理的现代化，对进一步提高统计信息的科学性、准确性、及时性、全面性和易使用性具有十分重要的意义。

统计建设的重点是信息化，核心是信息化。作为在全市信息化建设方面走在前列的朝阳区统计局，在办公自动化方面更应先走一步，应该给自己提出更高的要求，做出更大的努力。目前朝阳区统计局统计信息工程在完成了一期和二期开发的基础上，整体的统计信息系统已经日趋完善，在硬件条件上已经完全具备了实现办公自动化的基础。局内已经建成了局域网，全局不仅人手一机，资源共享，而且还建立了局内和各科室的主页。街乡报送数据全部采用电子邮件方式直接上报，既快捷又准确。大型数据库查询汇总系统的开发使全局的数据处理水平有了一个质的飞跃。但是在办公自动化方面还很落后，仅仅停留在应用个人办公套件即微软公司的WORD字处理、EXCEL表格处理等简单的软件应用上，即处在本文“前言”中提到的第一个发展阶段。为进一步提高局内办公自动化水平，提高工作效率，加强对统计数据资源的开发、管理和利用，更好的为各级领导服务，尽早将我局的办公自动化系统的建设与本局的统计业务结合起来，将局内办公系统与国际互联网连通，实现面向社会的电子政务、网上实时提供统计在线查询等服务。在局领导的积极倡导和支持下，今年我局决定在原有网络系统的基础上，建设开发统计局办公自动化系统。

二、什么是办公自动化？办公自动化系统到底有什么用？

办公自动化就是利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断实现无纸化办公，使办公过程电子化、数字化，在信息利用、协同工作、决策支持等方面发挥出巨大的作用，它要完成的工作包括信息统计分析、工作日程安排、小组协同工作管理、工作流应用自动化等任务和工作。
    一个成功、完善的办公自动化系统将使办公事务做到有据可查，减少工作人员事后的推诿，加强对工作人员的控制；可实现收文、发文等各种审批流程；只要用户一打开邮箱，或者进入你的待办事项，今日工作便一览无遗。所有需要成员间协同工作的事件，都将通过电子邮件以工作流的方式进行（即“邮件驱动办事”方式），形成真正快捷、安全、有效的办公模式； 融合已有的业务系统，采用文档数据库加关系数据库的信息管理模式，充分利用现有资源，建立规范的管理体系；支持浏览器应用，使移动办公成为可能；完善的安全体系，充分利用防火墙、安全协议及权限管理来保证应用系统的安全性； 构筑政府机关的数据仓库，实现统计信息的查询、统计、检索，为各级领导提供辅助管理和综合服务。

三、办公自动化要达到的目标及设计原则

1.目标
     立足于当代先进的技术和国际标准，利用INTERNET/INTRANET的多层应用结构，及数据库、分布式处理技术构筑跨平台通用办公自动化环境。为各级领导提供信息传递，办公事务处理、工作流管理、信息服务等多项服务，以实现办公自动化、管理现代化、决策科学化。

2.设计原则

先进性

由于计算机信息处理技术的发展日新月异，系统设计时最好尽量采用当代先进的技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应办公业务发展的需求。

可靠性

当用户使用办公自动化系统之后，该系统将成为日常办公事物处理的核心，既要为领导提供各种信息又要为各级部门提供各种业务处理的信息，只有确保系统具有足够的可靠性，才能保证整个办公体系的正常运行。

易使用性

这主要体现在两个方面，其一是应用界面的简捷、直观，使用户在使用时一目了然，其二是应提供联机的或脱机的帮助手段。

开放性

开放性是当代信息系统建设的重要标志之一，坚持开放性有利于采用多种先进技术和产品，为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准和工业标准。

可扩展性

办公自动化系统是一个不断发展中的应用系统，当新技术，新产品不断出现时应能容纳这些新内容，扩展系统的功能和性能。

四、办公自动化研究的内容及关键技术

（一）      办公自动化的应用系统的总体结构及功能概况

1、应用系统总体结构：

办公自动化应用的总体结构如下图所示：

各系统之间逻辑关系如下图所示：

2、各系统的主要功能介绍：

整个系统大致划分为九个子系统，现将几个主要系统作大致介绍。

个人事务处理系统功能

个人事务处理系统提供各种电子化的办公工具和一些常用信息，主要有电子邮件和INTERNET浏览器及个人配置、专业程序管理、通讯录、个人文档处理、日程安排、工作计划总结等服务。

·电子邮件：包括个人信件，领导批示、办公室的通知、街乡上报数据等的接收、发送、转发等功能。

·专业程序：每人负责的各种专业程序的统一备份管理。

·文字处理：包括个人写的各类信息、分析等文件。
·日程安排：包括日程安排、备忘录等功能

·工作计划：包括我局领导今年制定的全局计划、各科室制定的计划、以及细分到每个人的年、季、月等计划。

领导办公系统功能

·文件审阅：主要包括文件批阅、批示、反馈等功能。

·综合信息查询：主要包括日常业务处理信息、活动安排、国内外重要新闻、简报等信息的查询。

·辅助决策服务：主要功能是将办公自动化系统与数据仓库系统联接起来，实现统计数据的实时查询、汇总、分析、统计、决策等服务，让领导在统一的办公平台上实现辅助决策。

办公业务处理系统

·公文管理： 主要包括公文接收、登录、流转、发送、拟办、查询、归档等功能。可完全在计算机网络上完成，并提供电子和纸质办公相结合；对涉密文件实行密级控制，只有符合文件密级者才能看到文件的存在并对其进行进一步操作，具有灵活的角色控制。

·档案管理： 主要包括档案接收、组卷、编目、销毁、利用、统计等功能。

·人事管理： 主要包括人员调动、人事任免、基本情况、统计等功能。

·会务管理： 主要包括会务准备、车辆安排、会议通知、会议资料、会议纪要及实物归档等功能。

·领导活动安排：主要包括活动安排、资料准备、实际执行情况、统计等功能。

综合信息服务

·综合信息服务主要包括信息入库、信息查询、信息摘编、信息打印等功能，其主要信息来源为各类文件、会议记录，及其与办公自动化产生的相关信息，同时也包括其它业务系统产生的信息及与外部网络互联得到的信息。

综合信息服务能为我局所有工作人员提供公共栏、焦点论坛、人员外出、电脑园地、公共地址簿、领导信息、全局通讯录等公共信息服务，是全局人员的一个业务、思想交流的平台。

系统维护管理

系统管理主要是对办公自动化系统进行集中管理，是整个系统正常运行的保障枢纽。系统管理的内容包括网络系统的管理、主机系统的管理、群件和数据库系统管理、系统安全性管理等。

系统维护主要包括业务流程管理、代码、数据维护、系统注册、权限管理、数据备份/恢复等功能。

3、 办公自动化系统使用与维护的用户划分：

办公自动化系统应该设有两种用户：WEB用户和C/S用户。（注：WEB用户是指通过IE浏览器使用系统的用户；而C/S用户是指通过内部程序对办公自动化系统进行管理的用户）其中，WEB用户是系统的主要使用者；C/S用户是系统的主要维护者。局领导、区领导和其他部门的领导和机关普通人员作为WEB用户；计算站、办公室（负责综合协调、档案管理、发文管理、印章管理等）等特殊用户作为C/S用户。

WEB用户的主要功能包括：个人事务处理功能、 领导办公系统功能、综合信息服务

C/S用户的主要功能包括：办公业务处理功能（主要由办公室负责）、系统维护管理（主要由计算站负责）。

4、办公自动化的初步要求：

·可以为领导提供工作人员的办公情况、公文、资料、岗位查询、方便领导了解掌握工作情况，检查、督促人员工作，真正做到打开机器，通晓全局。

·逐步建立公文管理的有效机制，对公文流转中的收文、办文、催办文、督办文、制发公文进行管理，为领导提供阅示、阅办、查询、统计、打印服务、提高办公效率和质量。

·充分利用现有网络资源，实现共享业务数据的集中管理，方便查询相关业务数据。

·强化自身办公的计划管理，使单位内同志随时掌握工作动态，促进协同工作，提高工作效率。

·实现人员、固定资产等信息资源的计算机管理，增加资产的透明度，提高设备利用率，方便人员、资源调度及设备更新。

·实现对现有网络环境的优化与设置，加强网络安全。

·提供了解国内外最新统计科技动态的先进手段。

对办公自动化提出的初步要求，应在充分利用计算机技术的最新发展成果，并结合系统的安全性、实用性、成熟性、可管理性和可扩展性方面，建立一个既实用又先进的办公自动化系统。

5、系统功能上应主要划分为四大部分：

一是公文流转系统，二是日常办公系统，三是业务查询信息系统，四是邮件管理系统。

（1）.公文流转系统

公文流转系统主要是根据实际工作要求，建立一套完整、科学、合理的流转流程。实现公文流转中收文、办文、催办文、督办文以及制发公文等项功能。方便领导的阅示、阅办、查询、统计，并能实现文件的打印功能。提高内部的办公效率和质量。这样，我局所有的公文、个人文章都能在网络上处理.比如:个人写的文章,从写作完毕->科长使用数字签名签字->信息科登记->刊出并向其他报刊推荐->存档完毕。

（2）.日常办公系统

日常办公系统是方便单位内同志的办公需要，提供一系列手段，实现日常办公管理自动化和电子化。这里包含了计划管理、固定资产管理、财务支出管理，公用信息以及大事记信息管理等项内容。

（3）.业务查询信息系统

由于各个业务科室分管不同业务方面的工作，为了方便不同科室的信息交流和工作交流，应提供统一的查询界面。由于我局已经开发完成并投入使用的大型数据库查询系统完全满足现有的需求，我们可以通过ODBC将办公自动化系统与数据仓库系统连接起来（即本文前面提出的采用文档数据库加关系数据库的信息管理模式），并为今后其它数据库的挂接设置统一的接口，以方便本系统的维护和扩充。

（4）.邮件管理系统

目前我局已经建立了内部邮局，为局长、每个科室、街乡局处都设立了邮件地址，今后应逐步为我局每位人员设立个人邮件地址，并能实现内部邮件与互连网的互相连通。同时根据系统安全性能的要求，能够实现对进出互连网的邮件进行审查和监视，杜绝病毒的侵害。

6、为了实现系统的各项功能，还需要对网络进行系统优化和设置：

（1）.办公网络与互连网的连接

Internet技术的应用是统计信息自动化建设的里程碑，它将更好地发挥统计的信息、咨询、监督的整体功能。我局可以考虑将我们的主页单独放在一台机器上，通过区信息网上Internet，或通过其他途径如帧中继（FR）、DDN专线联入Internet。作为一台服务器提供WWW主页查询服务。系统采用防火墙、数据加密的手段保护系统的安全，同时可以联入内部办公网络。

（2）.实现远程用户入网

设置远程用户，使街乡局处通过专线或者拨号接入办公网中，街乡局处采用浏览器的方式查询网上信息，方便信息的获取。

（3）.网络系统运行设置

保证网络系统支持每天不间断运行，服务器配备UPS电源，保证服务器在停电的情况下，服务器保存系统数据，并能正常关机，不会丢失数据，保证系统的安全与稳定。同时系统设置自动定时开机定时关机，定时拨号连接互连网，下载有关信息，下载完毕自动与互连网断开。

（4）.系统的运行环境要求

◆服务器硬件要求：

最好将一台配置较高的服务器作为办公自动化系统的专用服务器，以保证系统的稳定、高速、可靠。

◆服务器软件要求：

操作系统：中文版WINDOWS 2000 Server版、EXCHANGE2000

(或者选择)中文版NT4.0 Server版、SP6、IIS4.0

后台数据库系统：MS SQL SERVER 7.0或者MS SQL SERVER 2000

WEB浏览器：IE 5.5 或者Netscape 4.6中文版及以上

办公自动化开发系统：LOTUS DEMINO/NOTES 5.0

（5）.网络系统的安全与可靠性

网络系统安全策略实际上是一个系统工程，单靠系统设计并不能完全解决问题，它需要网络系统的管理人员以及用户的密切配合。所以在考虑网络系统的安全策略时，应遵循如下原则：

系统设计利用WINDOWS NT的安全模式，采用输入用户名和口令的方式进入系统，在设计用户的使用权限时，根据各部门，在网络中建立工作组，不同的部门人员处于不同的工作组中，对于工作组中的成员分别设置使用权限，即用户可使用哪些资源，对哪些资源具有读权限，对哪些资源具有写权限，以及什么资源可以共享供大家使用。为了网络的绝对安全，使用网络防火墙，实时监控网络中的安全。

增强各机关领导、系统管理人员和所有用户提高安全意识，制定系统安全管理规范，并监督执行，定期检查。 计算中心制定系统安全使用规则，建章立制，并对所有用户进行安全使用系统的教育，使每位用户都了解安全操作的必要性，并自觉遵守。如定期更改个人密码，长时间离开工作站自觉退出系统等等。

（二）      主要关键技术

办公自动化系统产品化主要涉及如下的关键技术

·办公自动化业务处理过程的规模化、标准化技术；

·通用性设计及构件技术；

·异构数据库管理系统之间的接口以及跨平台运行的技术；

·与成熟的办公自动化软件产品的集成技术；

·跨平台的分布式数据处理技术；

·跨平台系统安全性，可靠性运行和维护管理技术；

五、系统开发软件分析：

现在市场上的OA（办公自动化）软件百花齐放，功能也不尽相同。目前OA系统的主流开发平台是：Lotus的Notes 和微软的Exchange。两种产品技术上都差不多，但因为Lotus的Notes进入中国市场较早，先期优势明显，绝大多数程序员对它比较熟悉，因此Lotus 的Notes占据了绝对主导地位，每年的OA展示研讨会几乎都是Lotus的Notes开发的产品。比如：清华紫光的“政府机关公文系统”、北京瑞尊公司的“水晶网络办公软件”、北京正方公司的“EOE网络办公系统”等比较成熟的办公自动化软件。所以我局的办公自动化系统首先也应该建立在成熟稳定的Lotus的开发平台上。

六、开发过程中应注意的问题

软件的作用在办公自动化工作中是非常重要的，因此，在应用软件的开发和使用过程中应注意下列问题：

1.关注整个系统的技术先进性问题。

开发人员都希望自己的应用系统是最先进的，但是在实际工作中，最先进的软件根本就做不出来，任何软件系统都存在着各种问题。判断一个软件是否先进只能是相对而言，可能我们刚刚开发完成的系统有可能在技术上就不算是最先进的了。我们更应强调软件的适用性，只要该软件能解决本单位的业务需求，并保证稳定运行，就可以认为它是成功的。

2.关注通用性和相对专用性问题。

近年来，软件市场上非常推崇产品化的通用软件，但是办公自动化应用软件的通用性只能是相对的。由于各单位主管的业务不同,对应用程序的需求也必然存在一定的差异，因此，一套软件只要能解决本单位的各项需求也就可以了，片面追求通用性，只能降低软件的生命力。

3.应用软件要不断地进行修改完善与升级。

开发一套办公自动化应用系统要经过需求分析、系统设计、开发程序、测试程序、试运行、修改完善、投入应用、增加功能、升级、再修改、再完善等环节。在软件开发过程中，由于种种原因，人们不可能将软件做得尽善尽美，尤其是随着系统使用范围的扩大和数据量的增加,各种各样的问题就会暴露出来，因此需要不断地对应用程序进行修改和完善，应用软件的修改是永无止境的。

4.抓好推广应用的关键环节

办公自动化工作整体上可分为建设与应用两个阶段，而实际应用才能体现办公自动化的价值，如果用不起来，再好的系统也是摆设。要做好办公自动化系统的推广应用工作应注意以下几点：

摆正系统建设、管理与应用之间的关系。一切成果只有在用户的实际应用中才能体现出来。多数人共同参与是办公自动化应用的最大特点，机关业务人员掌握计算机技术的水平有高有低，因此在推广应用中，要制定较科学的培训、应用计划，不能急于求成，也不可放任不管。要使各级领导及业务人员确实感觉到网络系统能给自己的工作带来很大的便利，只有这样，一个办公自动化系统才能顺利地投入使用。

“优质服务”是全面应用的保证。一个好的计算机系统既有服务又有管理，但是有效的管理应存在于优质的服务之中，所以办公自动化在表现形式上就是服务。各部门都应摆正自己的位置，建立起服务的观念，否则再好的计算机系统也别想运转起来。

注意协调好各部门的关系。一个单位办公自动化系统投入正常运行需要许多部门共同配合，作为系统的建设者、管理者，要注意协调各有关部门的关系，多听取其他部门的意见，尊重其他部门的需求。

七、领导的支持、管理观念的转变是建设办公自动化系统成功的基础

办公自动化是一项综合协调的服务工作，不同于传统的工作，除了领导的重视与支持外，还必须以现代管理理论为指导，不能单纯的将其理解为一项高科技而片面的重视其技术行为。因此，我们建设办公自动化的首要条件就是要确定正确的指导思想，树立全新的管理意识，明确办公自动化的工作目标和工作重点。

解放思想，敢于突破传统观念和习惯做法

一切行为的准则应以是否有利于本单位的主要业务为标准，不能简单的考虑以前是怎样做的，由谁做的，要有改革的思想，通过计算机系统将各方面的管理规范化、科学化。改革工作势必触及到传统的工作习惯、方法和规章制度，更有可能会处及到其他部门的某些利益，刚开始时阻力会很大。等到这个系统经过一段时间的推广应用后，真正为大家的工作带来方便快捷的时候，才会博得大家的认同。

深入调查研究，一切以实际需求为出发点

将传统的手工操作模式转变为现代化的工作方式会遇到许多实际问题，要使工作起到实效，就应认真的做好调研工作，深入了解各方面的实际需求，只有这样才能作到有的放矢，拿出高质量的需求分析报告。

准确把握办公自动化的定位

◆为全局服务：办公自动化就是利用现代化手段，以全新的方式为朝阳区统计局的领导和广大干部提供一个功能强大、操作简便、安全稳定的网上办公平台，将人从复杂繁重的劳动中解放出来，能显著的提高办公效率。这就是办公自动化工作的主要目的。

◆提供信息服务：利用计算机技术，为朝阳区政府机关内各级领导及工作人员提供安全、及时、准确、全面的统计信息， 提高统计地位，做好区领导的参谋。

◆辅助管理规范工作：将国家、市、区政府及单位内部制定的各项规章制度、准则等内容固化在办公自动化系统中，借助计算机技术处理单位内部的统计业务、文书、档案、督察催办等工作，在模拟实现手工操作的同时，还必须将相关工作条理化、制度化、规范化。机关工作人员在处理日常工作时必须执行相关的规定，减少个人因素对工作的不利影响，并将机关工作中难以量化的工作具体量化。

领导的支持是成功的保障

由于这项工作我们是初次接触，没有任何现成可以借鉴的经验，具有一定的风险性，即使竭尽全力也难免有疏漏之处，所以需要领导全力支持。

重视复合型人才的培养，进一步完善干部培训机制

办公自动化能否成功，除了领导的重视以外，还有一个很重要的因素就是是否具有胜任此项工作的复合型人才。办公自动化的系统建设将涉及到多种学科知识，在推广应用时要制定各项规章制度，并且综合各方面的因素，拿出全面的解决方案，这就要求主办者不仅具有扎实的科学知识和综合的协调能力，还应重视对相关人员的培养，使系统与实际很好的结合起来。开拓性、创造性的工作不是空谈，而要去实干。

结束语：

利用计算机系统处理机关日常工作，是一项很大的变革，并不是所有人立刻就能接受，所以再好的计算机系统也应制定出分阶段实现的目标，走一步见一步效果。根据本单位的实际情况制定计划，找出最佳切入点，以点带面，最终实现全系统投入正常运行。
     总之，建设办公自动化工作是一项系统工程，如何开发出具有统计特色的、适合我局使用的办公自动化系统是一项长期的工作，需要我们共同努力，为我局的计算机技术在OA领域得到更好应用作出我们应有的共献。

 

 

 

闫 安